UNIDAD
III: REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS
TEMA: CUALIDADES DE LA REDACCION DE DOCUMENTOS
EJECUTIVOS Y TECNICOS
DOCUMENTOS EJECUTIVOS
CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor
(remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario
aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente
aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el
anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no
está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por
omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya
que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede
considerarse texto plenamente expositivo.
Estilos de carta
El estilo de
la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:
- Formal, Una
carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en
la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.
- Coloquial
o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un
lenguaje coloquial que ambos entiendan.
- Familiar, que
podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta
es específicamente para familiares.
- 'Muy
militar En estos casos se nota una distancia aun mayor con el
receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe
ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución)
Don/Doña (nombre y apellido).
Emergencia: En
este caso el militar tiene un solo párrafo directo y concreto con la situación
en que se requiera avisar
Características de la carta
- Posee
una actitud cortés y amable.
- Busca
impresionar positivamente al destinatario.
- Busca
una reacción favorable a los intereses del remitente.
- Hay un
receptor y un emisor.
Características de la carta formal
- Es
larga y precisa.
- Se
organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
- Busca
dar información completa.
Características lingüísticas de la carta
- Utiliza
frases cortas.
- Recurre
a un vocabulario exacto y cortés.
- Usa
oraciones completas organizadas correctamente.
- No
abrevia las palabras.
- Utiliza
una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
- Usa
elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Partes de la carta
Las cartas
formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes
conceptos:
- Encabezado:
nombre, dirección,fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo:
personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Exposición
del asunto, con los temas pertinentes.
- Despedida:
escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma
clara o también puede llevar tu nombre.
La carta
también se compone de:
- Membrete:
nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
- Fecha:
ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio:
nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige
la carta (destinatario).
- Vocativo:
expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
- Texto:
exposición del asunto que motiva la carta.
- Despedida:
expresión de cortesía que da término a la carta.
- Antefirma:
razón social o denominación de la carta.
- Firma:
nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias
finales:
iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que
dicta y de quien tipea la carta.
- Otros
datos:
indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a
quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce
y antes de las referencias finales.
- Oyente: quien
es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es
quien envía la carta.
CARACTERÍSTICAS
DE LAS CARTAS INFORMALES
Las cartas
informales son textos escritos a familiares, amigos o gente que conocemos. En
este tipo de texto podemos incluir las tarjetas postales.
Describimos
el mundo que nos rodea. Contamos experiencias, opiniones, sucesos y anécdotas.
También
podemos contar las cosas que estamos haciendo, cómo nos van las cosas, los
planes que tenemos para el futuro. Y por supuesto, podemos valorar
negativamente o positivamente todo lo anterior.
La carta
informal es la que se escribe para amigos, parientes, conocidos, y su finalidad
es platicar a distancia y mandar saludos. Lugar y fecha (del lugar donde se
envía) Saludos Contenido Firma (Nombre) Posdata (P.D.)
Memorando
El memorando o memorándum es un escrito breve
por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización
para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una
sanción o falta de un empleado y ser colocado en su hoja de vida lo que puede
reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo.
OFICIO
El oficio es un tipo de documento que sirve
para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para
llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales,
sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Estructura del Oficio
Membrete: Es el primero. Todas las empresas
tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año: Es la denominación que se le da
al año actual P. Ej. "Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que
se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración: En esta parte se escriben los tres
datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida
del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación,
las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
Destinatario: Es la parte que abarca cuatro
líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo
y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con
mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se
indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
Referencia: Es la quinta parte que se usa,
sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se
escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o
convenios.
Cuerpo o texto: Es la parte central del
documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma
clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar
el texto, tales como:"Tengo a bien comunicarle...""Me es muy
grato comunicarle...""Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida: En la despedida debemos demostrar
amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago
propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
Firma y
pos firma:
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de
la persona que firma el documento, ya su vez el cargo que le distingue, más el
sello respectivo.
Iníciales: Al igual que en el memorándum, las
iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las
de la persona que mecanografió el documento.
Anexo: Aquí se indica la documentación que se
adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución: Se usa, generalmente, en los
oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes
va dirigido el oficio.
CIRCULAR
Una circular es una orden o conjunto de
instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios
sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve
para comunicar de un asunto a varias personas. Las cartas circulares tienen
como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo,
las causas de las mismas.
Las circulares suelen escribirse en gran
cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la
constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio,
la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares
no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de
iniciar alguna operación comercial.
Estructura
El formato puede ser de varias formas, uno de
ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se
menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete,
indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular
N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo
DOCUMENTOS
TECNICOS
PROYECTO
Un proyecto
es una planificación que consiste en un
conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.[] La razón de un
proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo
previamente definido.[] La gestión de proyectos
es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto.[]
Un proyecto
consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que
tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado
único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la
organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto
finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa
cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.
MANUAL
Un manual
de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina
a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoria, la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
REPORTE
Un reporte es un informe o
una noticia. Este tipo de documento (que
puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información,
aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos,
persuasivos y de otros tipos.
El
reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una
estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de
los informes impresos, el texto suele ir acompañado por
gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.
BITACORA
Ahora bien,
el término es usado también para nombrar un registro escrito de las acciones
que se llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea. Esta bitácora incluye todos
los sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las
fallas que se produjeron, los cambios que se introdujeron y los costos que
ocasionaron.
Es un
trabajo largo y cansado, aunque también vale la pena, porque así se puede
conseguir mucha información, que servirá en un futuro para determinar causas de
fenómenos meteorológicos, y con ello, poder evitar posibles catástrofes.
El Cuaderno
o bitácora de trabajo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y
trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su trabajo,
anotan cualquier información que consideren que puede resultar útil para su trabajo.
Esto no se aplica solamente a asuntos laborales.
INFORME
Un
informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los
avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va
dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este
modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que
éste lleve a su etapa final.
Un
informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de
detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez
pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el
estado de avance que este ha alcanzado.
Debido
a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las
más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos
específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar
con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o
resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los
resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.
Es
de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas
de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para
explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es
la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier
persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía
toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes
de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es
recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de
la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden
surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a
otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.
MINUTA
Las minutas son el expediente
escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la
estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de
los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son
elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o
secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la
mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión
puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas
entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son
documentos jurídicos importantes.
Contenido de las Minutas
Generalmente, las minutas comienzan
con el nombre de la organización, el lugar, la fecha, la lista de los
presentes, el tiempo de duración y la agenda de la reunión. Las minutas
entonces registran lo qué sucede en una reunión, en el orden que los eventos
suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunión sigue (o no hace caso) a
la agenda preestablecida.