martes, 17 de abril de 2012

UNIDAD III: REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS


UNIDAD  III: REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS
TEMA: CUALIDADES DE LA REDACCION DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TECNICOS
DOCUMENTOS EJECUTIVOS

CARTA
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
Estilos de carta
El estilo de la carta debe ser marino para el receptor y entendible para el emisor:
  • Formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal.
  • Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
  • Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
  • 'Muy militar En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).
Emergencia: En este caso el militar tiene un solo párrafo directo y concreto con la situación en que se requiera avisar
Características de la carta
  • Posee una actitud cortés y amable.
  • Busca impresionar positivamente al destinatario.
  • Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
  • Hay un receptor y un emisor.
Características de la carta formal
  • Es larga y precisa.
  • Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
  • Busca dar información completa.
Características lingüísticas de la carta
  • Utiliza frases cortas.
  • Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
  • Usa oraciones completas organizadas correctamente.
  • No abrevia las palabras.
  • Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
  • Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.
Partes de la carta
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:
  • Encabezado: nombre, dirección,fecha del día y lugar al que se dirige.
  • Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
  • Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
  • Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
  • Firma clara o también puede llevar tu nombre.
La carta también se compone de:
  • Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
  • Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
  • Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
    • Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
    • Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
    • Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
    • Antefirma: razón social o denominación de la carta.
    • Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
  • Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
  • Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
  • Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
  • Remitente: es quien envía la carta.
CARACTERÍSTICAS DE LAS CARTAS INFORMALES
Las cartas informales son textos escritos a familiares, amigos o gente que conocemos. En este tipo de texto podemos incluir las tarjetas postales.
Describimos el mundo que nos rodea. Contamos experiencias, opiniones, sucesos y anécdotas.
También podemos contar las cosas que estamos haciendo, cómo nos van las cosas, los planes que tenemos para el futuro. Y por supuesto, podemos valorar negativamente o positivamente todo lo anterior.
La carta informal es la que se escribe para amigos, parientes, conocidos, y su finalidad es platicar a distancia y mandar saludos. Lugar y fecha (del lugar donde se envía) Saludos Contenido Firma (Nombre) Posdata (P.D.)

Memorando

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y ser colocado en su hoja de vida lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo.

OFICIO

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
 Estructura del Oficio
 Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
Nombre de Año: Es la denominación que se le da al año actual P. Ej. "Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
Numeración: En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
 Destinatario: Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
 Referencia: Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.   
Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:"Tengo a bien comunicarle...""Me es muy grato comunicarle...""Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente,
 Firma y pos firma:
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, ya su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
Iníciales: Al igual que en el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
Anexo: Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribución: Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
CIRCULAR

Una circular es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interna reglamentarias, aclaratorias a recordatorios sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar de un asunto a varias personas. Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas.
Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
Estructura
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo


DOCUMENTOS TECNICOS

PROYECTO

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.[] La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.[] La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.[]
Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.


MANUAL
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.

REPORTE

Un reporte es un informe o una noticia. Este tipo de documento (que puede ser impreso, digital, audiovisual, etc.) pretende transmitir una información, aunque puede tener diversos objetivos. Existen reportes divulgativos, persuasivos y de otros tipos.
El reporte puede ser la conclusión de una investigación previa o adoptar una estructura de problema-solución en base a una serie de preguntas. En el caso de los informes impresos, el texto suele ir acompañado por gráficos, diagramas, tablas de contenido y notas al pie de página.

BITACORA

Ahora bien, el término es usado también para nombrar un registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea. Esta bitácora incluye todos los sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las fallas que se produjeron, los cambios que se introdujeron y los costos que ocasionaron.
Es un trabajo largo y cansado, aunque también vale la pena, porque así se puede conseguir mucha información, que servirá en un futuro para determinar causas de fenómenos meteorológicos, y con ello, poder evitar posibles catástrofes.
El Cuaderno o bitácora de trabajo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su trabajo, anotan cualquier información que consideren que puede resultar útil para su trabajo. Esto no se aplica solamente a asuntos laborales.

INFORME

Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.
Es de gran ayuda, a la hora de elaborar un informe, tener en cuenta que las tablas de datos, las fotos y los diagramas son una herramienta muy efectiva para explicar con mayor claridad los contenidos. Por otra parte, algo fundamental es la redacción, la cual debe ser limpia y ordenada a fin de lograr que cualquier persona que lea el informe lo pueda comprender, del mismo modo, la ortografía toma un papel fundamental, por lo que en muchos casos, es necesario que antes de entregarlo lo revise algún experto en esta materia. Finalmente, es recomendable incluir en el informe toda aquella información a la que se le de la connotación de negativa, ya que es a partir de dichos datos que pueden surgir nuevas propuestas y nuevas interrogantes en torno al tema que permitan a otras personas comenzar nuevos proyectos o investigaciones.

MINUTA
Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión, comenzando con una lista de los presentes, seguido de los planteamientos de y las respuestas de cada uno de los asistentes. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. Alternativamente, la reunión puede ser grabada en audio y después mecanografiada. Las minutas de ciertas entidades, tales como una junta directiva corporativa, se deben guardar y son documentos jurídicos importantes.
Contenido de las Minutas
Generalmente, las minutas comienzan con el nombre de la organización, el lugar, la fecha, la lista de los presentes, el tiempo de duración y la agenda de la reunión. Las minutas entonces registran lo qué sucede en una reunión, en el orden que los eventos suceden, sin prestar mucha importancia a si la reunión sigue (o no hace caso) a la agenda preestablecida.

1 comentario:

  1. Felicito ala persona o miembros q comparte esta informacion, la verdad tenia horas buscando definiciones y no encontraba informacion de buena calidad. me ha servido de mucha ayuda. gracias
    (y) pulgar arriba

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